همکاری و هماهنگی دو ستون اصلی برای دستیابی به موفقیت در هر مجموعه‌ای محسوب می‌شوند. اگرچه این دو واژه به نظر مشابه می‌رسند، اما معانی کاملا متفاوتی دارند و هر یک سیستم کاری مخصوص به خود را شامل می‌شوند. در این مقاله تفاوت‌های بنیادین بین همکاری و هماهنگی بررسی شده و راهنمایی می‌شود که چه زمانی باید از هر یک استفاده کرد.
تعریف هماهنگی و همکاری
هماهنگی به معنای آن است که تیم‌ها بتوانند چارچوب‌ها و روش‌های کار از پیش تعیین‌شده را به کار گیرند و به صورت مستقل فعالیت کنند. برای مثال، ارسال یک درخواست طراحی نوعی هماهنگی محسوب می‌شود، زیرا روندی از پیش تعریف شده وجود دارد که کارکنان با استفاده از آن کار را راحت‌تر انجام می‌دهند.
همکاری بسیار فرا‌تر از هماهنگی است و زمان‌برتر می‌باشد، زیرا شامل ایجاد یک روند کاملا جدید می‌شود که اغلب نیازمند هم‌فکری اعضای اصلی مجموعه است تا درباره راه‌حل‌های بالقوه بحث کنند و در مورد مسیر آینده تصمیم بگیرند. تعیین روند بهینه برای رسیدگی به درخواست‌های طراحی در شرکت شما نمونه‌ای از همکاری است.
به زبان ساده، همکاری زمان و انرژی زیادی می‌گیرد و همیشه ضروری نیست. با تکیه بر هماهنگی می‌توانید زمان زیادی را برای تمرکز کارمندان بر روی کار اصلی خود آزاد کنید.
تفاوت‌های کلیدی هماهنگی و همکاری
هماهنگی به معنای آن است که همه افراد درگیر در یک فعالیت، به صورت سازمان‌یافته با هم کار می‌کنند.
همکاری به معنای آن است که دو یا چند نفر با هم کار می‌کنند تا به یک هدف مشترک برسند.
شاید این دو مفهوم شبیه هم به نظر برسند، اما معانی متفاوتی دارند. همکاری بدون هماهنگی اتفاق نمی‌افتد، اما می‌توان هماهنگی را بدون همکاری برقرار کرد.
هماهنگی مختص مرحله برنامه‌ریزی کار است، در حالی که همکاری در مرحله اجرا اتفاق می‌افتد. زمانی که نیازی به همکاری نیست، انجام آن می‌تواند سرعت پیشبرد کار را کاهش دهد و مانع تصمیم‌گیری شود. فقدان هماهنگی نیز ممکن است باعث شود اعضای تیم برای انجام وظایف خود دو برابر تلاش کنند یا در انتظار تصمیم‌ها و تحویل کار‌ها از همکاران خود بمانند و کارشان دچار تأخیر شود. در هر دو صورت، زمان هدر می‌رود، منابع به درستی استفاده نمی‌شوند، هزینه‌های مالی افزایش می‌یابد و همه این‌ها بر خروجی نهایی و رضایت مشتریان تأثیر منفی می‌گذارد.
چه زمانی باید به فکر هماهنگی باشیم و چه زمانی همکاری کنیم؟
بر اساس تحقیقات آزمایشگاه نوآوری کار، شرکت‌های پر بازده راهبرد‌های مشخصی برای بهره‌گیری از هماهنگی و همکاری دارند. زمانی که تیم‌ها درگیر ارتباطات رفت و برگشتی مانند به‌روزرسانی وضعیت، شرکت در جلسات، و پاسخ دادن به ایمیل‌ها و پیام‌ها هستند، این کار از ایجاد بار اضافه مشارکتی پیشگیری می‌کند.
زمان مناسب برای استفاده از هماهنگی
آزمایشگاه نوآوری کار دریافت کرده که شرکت‌های پر بازده ترجیح می‌دهند برای فعالیت‌هایی از هماهنگی بهره ببرند که تا حد زیادی از قبل مشخص هستند و با استفاده از فرا‌یند‌های موجود به صورت مستقل انجام می‌شوند، از جمله
اگرچه استفاده از هماهنگی برای تصمیم‌گیری ممکن است عجیب به نظر برسد، آزمایشگاه نوآوری کار فرض می‌کند که شرکت‌های پر بازده بر مدل‌های تصمیم‌گیری مانند RACI و RAPID تکیه می‌کنند که نقش‌های تصمیم‌گیری را هماهنگ کرده و آن‌ها را از قبل مشخص می‌کنند.
زمان مناسب برای استفاده از همکاری
بر اساس تحقیق مذکور، شرکت‌های پر بازده از همکاری برای دو فعالیت بسیار حیاتی استفاده می‌کنند طوفان فکری و حل مسئله.
طوفان فکری هدف طوفان فکری تولید چیزی نوین است. هنگامی که طوفان فکری به درستی انجام شود، ایده‌هایی را تولید می‌کند که یک فرد به تنه‌ایی نمی‌تواند به آن‌ها دست یابد. برای رسیدن به نتیجه مطلوب در طوفان فکری، به می‌زان زیادی ارتباط و همکاری بین شرکت‌کنندگان نیاز است.
حل مسئله بر اساس تحقیقات، زمانی که اعضای تیم‌ها از نظر توانایی شناختی متنوع هستند، مشکلات را سریع‌تر و بهتر حل می‌کنند. برای بهره‌گیری از این تنوع شناختی، کارکنان باید از نظر روانی احساس امنیت کنند و قادر باشند ایده‌های خود را بدون ترس از مجازات یا تحقیر بیان کنند. همانند طوفان فکری، ایجاد چنین محیطی نیازمند ارتباطات و همکاری گسترده است.
آزمایشگاه نوآوری کار همکاری را پرهزینه می‌داند، زیرا نیازمند ارتباط زیاد و رفت و آمد بین کارکنان است. بنابراین انتخاب دقیق اینکه چه زمانی از همکاری استفاده می‌کنید و چه زمانی منابع را ذخیره کرده و به جای همکاری از هماهنگی بهره می‌برید، اهمیت بسیار زیادی دارد.
۵ نکته برای هماهنگی موفق در محل کار
۱. آموزش دهید
آموزش کارکنان روشی مطمئن برای بهبود هماهنگی در محل کار است و ممکن است شامل دوره‌های پایه مربوط به وظایفی باشد که می‌خواهید افراد انجام دهند یا تیم شما را به جدید‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه مجهز کند. با ارتقای توانایی سازمان برای رسیدگی به وظایف و نحوه سازمانده‌ی آن‌ها، به احتمال زیاد راه‌های جدیدی برای انجام کار کشف می‌کنید و کارایی افزایش می‌یابد.
۲. نقش‌ها را مشخص کنید
بر اساس یکی از پژوهش‌ها، ۵۳ درصد از کارکنان تا حد زیادی به وظایف و نقش خود آگاه بودند و ۸۶ درصد از این افراد اعلام کردند که بهره‌وری کاری‌شان عالی است. بنابراین شفاف بودن نقش و وظایف افراد هماهنگی را به شدت آسان می‌کند. البته این تنها مزیت شفافیت نقش‌ها نیست؛ بر اساس پژوهش مذکور، ۸۴ درصد از این افراد تمایل زیادی به ماندن در کنار کارفرمای خود داشتند.
۳. اهداف را مشخص کنید
آن لتهام، ملکه شفافیت، در فوربس نوشته است که حدود ۸۰ درصد از زمان کارمندان به دلیل فعالیت‌های غیر مولد و سردرگمی هدر می‌رود. انجام اقدامات ساده‌ای مانند تعیین زبان کاری مشترک، به حداقل رساندن کار‌های اولویت‌دار و ایجاد احساس پیشرفت ملموس باعث می‌شود افراد راحت‌تر بفهمند هدفشان چیست.
۴. بازخورد دهید
هماهنگی پروژه یک فرآیند مداوم است. حتی برنامه‌ریزی‌شده‌ترین وظایف نیز هم حین کار و هم بعد از اتمام آن نیاز به توجه و بررسی دارند. بررسی و بازخورد مناسب و مستمر باعث می‌شود بیش‌تر به منابع، پتانسیل‌ها، کار‌های عقب‌افتاده و هر مشکل دیگری توجه کنید و برای آینده برنامه‌های کارآمد‌تری تدوین کنید.
۵. بر هزینه‌ها نظارت کنید
این بخش در هر پروژه‌ای اهمیت حیاتی دارد، اما ممکن است ادامه دادن این نظارت با پیشرفت پروژه چندان آسان نباشد. با تقسیم وظایف به بخش‌های کوچک‌تر، می‌توانید منابع لازم را تخمین بزنید و جداول زمانی ایجاد کنید. عدم بودجه‌بندی و پایبند نبودن به آن ممکن است منجر به ناتمام ماندن وظایف شود و تأثیر منفی بر نتیجه نهایی پروژه داشته باشد.
۵ نکته برای همکاری موفق در محل کار
۱. تیم‌ها را با دقت انتخاب کنید
تشکیل تیم کار آسانی نیست. شما باید نقاط قوت، دانش و رفتار افراد را در نظر بگیرید و فکر کنید که فردی با این ویژگی‌ها چگونه ممکن است با دیگر اعضای تیم هم‌خوانی یا تضاد داشته باشد. با درخواست از همه برای آشنایی با روش کار هم‌تیمی‌های خود، سازمان شما در موقعیت بهتری برای همکاری قرار می‌گیرد.
۲. کانال‌های ارتباطی را فراهم کنید
کارمندان می‌انگین ۲۰ ساعت در هفته را صرف استفاده از ابزار‌های ارتباطی دیجیتال می‌کنند. برای استفاده حداکثری از دانش، مهارت‌ها و دیدگاه‌ها، بسیار مهم است که بستر ارتباطی مناسب برای سازمان خود را بیابید. کانال‌هایی که امکان اشتراک‌گذاری بی‌وقفه و پرسش درباره ایده‌ها را فراهم می‌کنند، احتمال کسب نتایج عالی را افزایش می‌دهند.
۳. در خصوص هدف صریح باشید
برای القای هدفی قوی از همان ابتدا، یک جلسه ترتیب دهید. زمان بگذارید و نقش همه را به وضوح مشخص کنید. سعی کنید این جلسه گفتگو محور باشد و اعضای تیم احساس راحتی کنند تا سؤال بپرسند و به یکدیگر بازخورد دهند. همچنین به اعضای تیم خود ابزاری بدهید که به کمک آن ارزش کارشان برای دستیابی به هدف کلی را بسنجند. همه همکاران موفق این کار را انجام می‌دهند.
۴. اعتماد‌سازی کنید
شالوده همکاری اعتماد افراد به یکدیگر در محیط کار است. رهبران باید به اعضای تیم اعتماد کنند که کار باکیفیت انجام دهند و اعضای تیم باید به رهبرانشان اعتماد کنند که تصمیمات درستی برای سازمان بگیرند. شاید مهم‌تر از همه، همکاران (به ویژه آن‌هایی که از بخش‌های مختلف هستند) باید اعتماد داشته باشند که هر کس کارش را به بهترین نحو انجام می‌دهد. هنگامی که تنها ۴۱ درصد از کارمندان معتقدند که اعتماد اولویت اصلی در سازمان آن‌هاست، ایجاد اعتماد می‌تواند مزیت رقابتی قابل توجه‌ی به شما بدهد.
۵. موفقیت‌های خود را جشن بگیرید
وقتی به هدف مد نظرتان رسیدید، باید موفقیت خود را جشن بگیرید. اینکه به کارمندانتان نشان دهید نه تنها برای نتیجه کارشان، بلکه برای مهارت‌های همکاری آن‌ها ارزش قائل هستید، نشان‌دهنده فرهنگ سازمان شماست. با گنجاندن اهداف مرتبط با همکاری در اهداف کارکنان، <a href="https://www.workplace.com/blog/workplace-culture"فرهنگی کاری را تقویت می‌کنید که منجر به موفقیت در آینده می‌شود.
چند سؤال برای انتخاب همکاری یا هماهنگی
۱. چه نوع فعالیتی مد نظر است؟
اگر نیاز به ایده‌ها یا فرا‌یند‌های جدید دارید، احتمالا همکاری لازم است. اما برای کار‌های ساده‌تر مانند انتقال و تأیید، هماهنگی گزینه بهتری است.
۲. آیا اجزای اصلی کار با تیم‌ها یا عملکرد‌های موجود هماهنگ‌اند؟
اگر این همسویی وجود دارد، سراغ هماهنگی بروید، اما اگر وجود ندارد، احتمالا همکاری لازم است تا مطمئن شوید که تیم‌ها قبل از شروع، درباره انتظارات، فرا‌یند‌ها و مسئولیت‌ها هم‌نظر شده باشند.
۳. آیا برای کسب نتیجه مطلوب به مجموعه جدیدی از اهداف یا معیار‌ها نیاز دارید؟
اگر اهداف جدید و معیار‌های عملکرد ضروری هستند، باید از همکاری بهره بگیرید. اما اگر می‌توانید با استفاده از تیم‌ها، اهداف و معیار‌های موجود به نتایج دلخواه برسید، باید روی هماهنگی تمرکز کنید.
نوبت شماست
آیا تا به حال به تفاوت‌های همکاری و هماهنگی توجه کرده بودید؟ در سازمان شما، کدام‌یک از این دو بیش‌تر به کار گرفته می‌شود؟ نظرتان را در قسمت دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.
چگونه در سازمان خود پله‌های ترقی را به‌سرعت طی کنیم.
